如何做好檔案管理 
 檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的工作，檔案管理工作是公司管理工作的一部分，是提高公司工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)公司業(yè)績與管理水平的重要尺度。是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理涉及到檔案信息的收集、整理、保 管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用；主要是及時(shí)地提供信息，使檔案發(fā)揮其重要作用，從而更好地為公司的發(fā)展服務(wù)。
 那么我們?nèi)绾尾拍茏龊脵n案管理工作呢？  

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一：根據(jù)公司當(dāng)前工作內(nèi)容；檔案信息主要可以分為以下兩種:
 1：公司內(nèi)部檔案  包括重要的會(huì)議材料；制定的內(nèi)部制度文件；人員信息、合同，備件檢測(cè)報(bào)告等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)。 
2：銷售廳檔案  包括各銷售廳相關(guān)信息，如：終端機(jī)配置，數(shù)量；IP地址，地理位置，通信信息，人員信息，各銷售廳事項(xiàng)單等重要資料。
 二：實(shí)現(xiàn)檔案管理詳細(xì)化，現(xiàn)代化。 
1：檔案信息必需要求完整性，及時(shí)性；公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，可根據(jù)實(shí)際情況按計(jì)劃在某一時(shí)間進(jìn)行歸檔處理；平時(shí)所有需要留存的工作文檔，要在第一時(shí)間進(jìn)行歸檔；若有信息改動(dòng)，就及時(shí)修正。歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 
２：為了便于翻閱查詢，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編檔號(hào)，目錄與每卷檔案的標(biāo)題、日期、責(zé)任者等要一一對(duì)應(yīng)；比如事項(xiàng)單入檔的同時(shí)要及時(shí)填寫上與服務(wù)管理系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的事件單號(hào)。檔案可以按照年度序號(hào)，銷售廳編號(hào)，或者類別來編。如2011—2012，就是2011年至2012一年內(nèi)的事件文檔；每一個(gè)廳（單位）單獨(dú)列出編號(hào)，按照時(shí)間先后順序或者事件類別排列。
 ３：隨著工作的深入開展，檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案后期翻閱的質(zhì)量，檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。實(shí)行紙質(zhì)文檔和電子文檔想結(jié)合的方式；已勢(shì)在必行。使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，實(shí)現(xiàn)雙重管理與備份，保障檔案的安全，完整性。公司服務(wù)管理系統(tǒng)與分支機(jī)構(gòu)事件檔案相結(jié)合，起到事半功倍的效果。  
４：加強(qiáng)管理意識(shí)，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要我們?nèi)フ莆蘸瓦\(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握。 

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