淺談如何做好檔案管理工作
摘要:知識經(jīng)濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發(fā)展中具有越來越重要的地位和作用。檔案工作繁瑣枯燥,但對工作的開展卻極為重要,為了使檔案工作規(guī)范化、標準化,必須建立健全切合實際的檔案管理制度,實施“以我為主”的立卷歸檔原則,嚴格公文的制發(fā),提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量,做好文書以及電子文件的處理工作。本文從檔案管理工作的重要性出發(fā)，探討其加強檔案管理工作的一些途徑。
一、檔案和檔案管理的現(xiàn)狀
  檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。 
檔案管理主要包括兩個方面的內(nèi)容:
一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下薄礎(chǔ)。檔案管理活動與其它文獻管理活動樣、包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。 隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，在實際工作中，檔案管理與社會的進步、要求相比，仍然存在很大的問題，表現(xiàn)在檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊伍不穩(wěn)定;領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識不強經(jīng)費不足、設(shè)備不全、硬件條件差，管理摸式呆板以及宣傳不力，群眾參與意識薄弱等方面。
二、做好檔案管理工作的重要意義
做好檔案管理工作一個國家機關(guān)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是機關(guān)管理工作的一部分，是提高機關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位部門工作業(yè)績與管理水平的重要尺度。機關(guān)檔案記載著這個單位或部門發(fā)
展史上的優(yōu)秀成果，對進一步促進本單位或部門科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時了解本單位工作開展情況，適時調(diào)整工作思路提供準確依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確定單位取得的成果，為本單位或部門科學(xué)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映本單位或部門工作狀況和工作成果。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的影響力具有重要意義。 

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三、檔案管理工作存在的問題 
目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。
造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，人力、物力、財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用；三是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。
檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。由于工作的調(diào)動，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。
四、對做好檔案管理工作的幾點思考  加強檔案管理，更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，應(yīng)從以下幾個方面入手：
（一）、建立健全切合實際的檔案管理制度  檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實行規(guī)范的管理,就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導(dǎo)原則,首先要加強硬件的建設(shè),存放檔案必須有專門庫房,并設(shè)有專柜便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風,做到整潔衛(wèi)生,庫房內(nèi)不準吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光,以確保安全和延長檔案壽命。其次,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),由領(lǐng)導(dǎo)負責包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃,提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求,具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度,對檔案管理進行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和 業(yè)務(wù)檔案,檔案室人員應(yīng)深入各科室,了解各科主要業(yè)務(wù)活動,以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求,促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料,能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料,要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理,立卷、案卷標題簡明確切,便于保管和利用。最后要嚴格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失。  
（二）、嚴格公文的制發(fā)  公文是檔案的前身,檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也決定了日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質(zhì)量。因此,我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量,首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準,符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。 
（三）、做好文書以及電子文件的處理工作   工作實踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對的獨立性,但由于文書是檔案的來源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強化系統(tǒng)思維意識,  樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導(dǎo)思想,在實際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關(guān),以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化。 在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下,電子文件也屬于檔案的一部分,由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別,電子文件通常以脫機方式保存,在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān),軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,所以在選購軟磁盤時要認真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方面,要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,因為潮濕會使光盤片基霉變,所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%,溫度應(yīng)該控制在14～24℃。   
（四）、實施“以我為主”的立卷歸檔原則“以我為主”的立卷歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則,這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則,而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化,乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實際工作中,在嚴格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。 
  （五）、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中,必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于檔案規(guī)范化管理。   
 （六）、加強對聲像檔案的管理和保護聲像檔案是指國家機構(gòu)、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善,在機關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求,如果不及時歸檔,日后難以追憶齊全和準確。所以這就要強化規(guī)范管理,對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、   利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管,從長久保護和利用考慮。
五、綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持改革創(chuàng)新,與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位或部門的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以使檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展,為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化,這樣才能使檔案管理工作立于不敗之地。

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