某高校紙質(zhì)檔案歸檔文件整理工作步驟

根據(jù)國家檔案局發(fā)布的中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》和湖南省檔案局關(guān)于《〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細(xì)則》的規(guī)定,從2001年1月1日起,立檔單位對應(yīng)歸檔的紙質(zhì)文件以"件"為單位進行整理.為了確保歸檔檔案的質(zhì)量,規(guī)范我校歸檔文件的整理方法,現(xiàn)確定我校十大類檔案均為以"件"為單位進行整理歸檔.所謂"件"的概念,即:一個事由(問題)或一個項目的材料可視為一件.

一,歸檔文件在進行整理時,首先必須明確幾種情況
下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:
①正本與定稿作為一件;②法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿(包括定稿)可合為一件;③正文與補充說明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁數(shù)多,也可各為一件);④具有保存價值的文件處理單應(yīng)與正文作為一件;⑤原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;⑥轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;⑦報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;⑧請示與批復(fù),報告與批示,問函與復(fù)函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.
以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:
①正本在前,定稿在后;②正文在前,附件在后;③原件在前,復(fù)制件在后;④轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;⑤回復(fù)性文件在前,報請性文件在后;⑥結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;⑦漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;⑧不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;⑨文件處理單放在文件前面.
3,文件有多個時間特征
一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.
4,跨年度形成的文件
機關(guān)單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:①跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;②跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;③跨年度的請示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說明;④回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;⑤法規(guī)性文件,歸入公布的年度;⑥跨年度的計劃歸開始年;⑦跨年度的總結(jié)歸最后一年,等等.
5,幾份文件作為一件時,"件"的日期
按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來文與復(fù)文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說,①正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);②正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);③轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);④來文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);⑤多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時間.
6,無落日期的文件要標(biāo)注日期
此類情況見于內(nèi)部文件(也叫白頭文件),需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.
7,專門年度的分類方法
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進行的,如教學(xué)等,采用年度分類法時,對這部分工作中形成的文件,就按照專門年度進行分類.如:2002-2003學(xué)年的計劃歸入起始年;2002-2003學(xué)年的教學(xué)工作總結(jié)歸入辦結(jié)年.
8,臨時機構(gòu)(如"三講辦","普查辦"等),存在時間不長(即兩年以內(nèi)),文件材料又比較少,工作雖然跨年度,形成的文件可以不分年度,放在工作結(jié)束年度歸檔,如果每年文件數(shù)量較多,亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔.
9,保管期限的劃分
原則上參照國家教委1994年施行的《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》,制定出本單位檔案保管期限表.
永久,凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的,對本機關(guān)國家建設(shè)和歷史研究有長遠(即50年以上)利用價值的檔案,定為永久保管.它主要包括:
(1) 本機關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的文件材料;重要的請示,報告,總結(jié),綜合統(tǒng)計報表;機構(gòu)演變,機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料.
(2) 同本機關(guān)產(chǎn)生的重要文件有密切聯(lián)系的上級和下級機關(guān)的重要文件,上級針對本機關(guān)所作的決定,批復(fù),報告和調(diào)查研究材料.
(3) 本機關(guān)批轉(zhuǎn)下級報送的重要的具有特殊意義的文件材料.
長期,凡是反映本機關(guān)的一般工作活動,在較長時間內(nèi)(即15—50年左右)對本機關(guān)工作有查考利用價值的文件,定為長期保管,它主要包括:
(1) 本機關(guān)一般工作問題文件材料;一般會議的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料(如行政介紹信,工資關(guān)系等).
(2) 直屬上級機關(guān)下發(fā)的屬于機關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級機關(guān)頒發(fā)的針對本機關(guān)主管業(yè)務(wù),并需要貫徹實行的一般性文件材料.
(3) 下級機關(guān)報送的年度工作總結(jié),報告和統(tǒng)計報表等文件材料.
短期,凡是在較短時間內(nèi)(如15年以內(nèi))對本機關(guān)有參考利用價值的文件材料列為短期保管.它主要包括:
(1) 本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料.
(2) 上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非主管機關(guān)業(yè)務(wù)但需要參照執(zhí)行的文件材料.
(3) 下級機關(guān)報送的一般性的文件材料.
10,根據(jù)本單位的保管期限表,對當(dāng)年文件材料進行分類時應(yīng)注意以下幾點:
(1) 原則上不要將不同保管期限的文件混在一起.
(2) 應(yīng)從一個問題或一組文件材料的重要程度劃定保管期限,不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限.
(3) 一個問題的文件,有保管期限不完全相同的情況,為了保持問題的完整性,可本著就高不就低的原則.
(4) 本機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級的業(yè)務(wù)文件,沒有提出具體意見的打印件作短期.

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二,歸檔文件整理工作步驟

第一步 分類
我校十大類檔案中,黨群,行政類檔案按機構(gòu)分類法,教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會類等按類目分類法.
我校原則上采用:年度——機構(gòu)或項目——保管期限分類法
機構(gòu)分類法,是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件的分類,它主要針對黨群,行政類檔案.
模式:年度——機構(gòu)——保管期限分類法
示例:2003年,校長辦公室,永久,長期,短期
即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按機構(gòu)分類,再在組織機構(gòu)下面按保管期限分類,這種分類方法運用于內(nèi)部機構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位.采用此種分類方法,在庫房排架時,每年形成的檔案按機構(gòu)序列依次上架,不必預(yù)先留空,也避免了倒架,庫房管理非常方便.同時,可將一個年度同一機構(gòu)形成的文件,按保管期限的不同,依次排列在一起,更便于實體查閱.此方法特別適用于推行部門整理歸檔的單位.
采用機構(gòu)分類法能最好地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系,客觀地反映立檔單位的歷史面貌.同時,由于每個機構(gòu)都承擔(dān)某些方面的職能和任務(wù),按機構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件,便于按照一定的專題查找和利用檔案.特別是對于現(xiàn)行機關(guān),在文件由各機構(gòu)分工整理(即原來推行的文書處理部門立卷)的情況下,每個機構(gòu)向檔案館移交的歸檔文件,就自然構(gòu)成一類,使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計大大簡化.
1,采用機構(gòu)分類,一般來說,有一個機構(gòu)就設(shè)置一個,機構(gòu)名稱就是類名.采用機構(gòu)分類法,原則上以哪個機構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個機構(gòu)的類中.有些文件是由幾個機構(gòu)共同處理的,如何歸類須視其具體情況而定,如:①有主辦者的一般歸入主辦機構(gòu);②以機關(guān)名義發(fā)出的文件,則歸入有關(guān)機構(gòu)類中;③業(yè)務(wù)部門起草,以機關(guān)辦公室名義發(fā)出的,如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù),則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草發(fā)文的機構(gòu)內(nèi).
2,機關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機構(gòu),應(yīng)和其他機構(gòu)一樣設(shè)類,形成的歸檔文件歸入該類保存.有時臨時機構(gòu)與該立檔單位某一內(nèi)部機構(gòu)合并辦公,并以該機構(gòu)為常設(shè)機構(gòu),那么形成的文件應(yīng)歸入內(nèi)部機構(gòu)類中;如果臨時機構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機構(gòu),則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容,數(shù)量多少等,由這些機構(gòu)協(xié)商后確定分類方法.
3,各職能機構(gòu)下又設(shè)機構(gòu)的,一般應(yīng)選擇職能機構(gòu)進行分類;業(yè)務(wù)獨立性強,職能重要的,也可選擇職能機構(gòu)的下設(shè)機構(gòu)進行分類.類目分類法,是根據(jù)各業(yè)務(wù)主管機構(gòu)產(chǎn)生的不同類別,不同項目的歸檔文件的分類,它主要針對教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會類檔案.
模式:年度——類目——保管期限
示例:a,2003年,教學(xué)類研究生教育中的學(xué)位,永,長,短b,2003年,基建類第18項工程,永,長,短即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按類目(即類別或項目)分類,再在類別或項目下面按保管期限分類.

第二步 裝訂
歸檔文件材料修整完畢,需要用符合檔案保護要求的裝訂材料重新加以裝訂,以防文件丟失,便于歸檔后保管和利用.
1,裝訂前,對破損的文件進行修復(fù)以延長其壽命.修復(fù)主要針對一些有孔洞,殘缺或折疊處已被磨損的文件,進行修補和托裱.
2,復(fù)制字跡模糊或易退變的文件.目前,一般采用復(fù)印的方式進行復(fù)制.比如傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔.復(fù)印時,墨粉濃度不宜太大,顏色不宜太深,并且最好采用單面復(fù)印.
3,對某些特殊超大的紙張(報表,基建圖紙等)需要加以折疊,折疊的操作要求比較簡單,但要注意盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應(yīng)盡量位于文件,圖表字跡之外.取齊右邊和下沿.此外,文件頁數(shù)較多時,宜單張折疊,以方便歸檔后的查閱利用.凡8K紙張的統(tǒng)計報表,新生錄取審批表等,可以不折疊,裝訂后直接裝盒.
4,去除易銹蝕的金屬物.如訂書釘,曲別針等.但對于15年以內(nèi)的短期文件可以不拆釘.
5,裝訂時,正本在前,定稿在后,來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后,再將"件"內(nèi)各頁按一定的方式對齊,便于日后翻閱利用.一般來說,采用左上角裝訂的,應(yīng)將左,上側(cè)對齊;采用左側(cè)裝訂的,應(yīng)將左,下側(cè)對齊;采用線裝的,對齊右邊和下沿.為了盡量降低成本,簡便裝訂方式,全省推薦使用精制塑料螺釘裝訂.紅色裝訂永久保存的檔案,黃色裝訂長期保存的檔案,綠色裝訂短期保存的檔案.從材質(zhì)的安全和經(jīng)濟角度考慮,對較厚的文檔可采用線裝法(三孔一線).另外,5頁以內(nèi)的文件可采用膠水粘貼.

第三步 排列
歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi),根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程.《規(guī)則》中規(guī)定:"在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間,重要程度等排列.會議文件,統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列".這里的"最低一級類目",是指分類時所確定的類目體系中設(shè)在最低的一級類目,例如按照"年度——機構(gòu)——保管期限"分類,"機構(gòu)"即為最低一級類目.而按"年度——類目——保管期限"分類,"類目"則為最低一級類目.
事由(即問題)可根據(jù)范圍的大小來確定.具體方法有:
(一) 同一事由內(nèi)的歸檔文件排列.即一個作者,一個問題(即同一事由)的文件,就按時間先后順序排.例如財務(wù)管理工作文件,工會工作文件等.
(二) 不同事由的歸檔文件排列.
1,按不同事由形成時間的先后順序排列,所謂事由的形成時間即事由的辦結(jié)時間.這種方法只要求將不同事由的文件,按其辦結(jié)時間的先后順序排列,而不考慮其他因素.這種方法比較簡單,更適用于實行"隨辦隨歸"的機關(guān).一個作者,幾個問題的文件,就先按問題后按時間排列.
2,按事由的重要程度排列,將主要職能或重要活動形成的文件排在前面,其他工作形成的文件材料排在后面,或?qū)⒕C合性工作排在前面,具體業(yè)務(wù)工作排在后面.例如會議文件可將會議通知,開幕詞,閉幕詞,工作報告,代表提案,大會決定等重要文件排在前面,其它文件排在后面.又如綜合性文件可將計劃,總結(jié),規(guī)章,領(lǐng)導(dǎo)講話等排在前面,其他材料排在后面.
3,按事由具有的共同屬性分別集中排列
(1) 一個事由,幾個作者,先按作者,再按時間排列.例如人事工作文件,可以將機構(gòu)設(shè)置,人員編制,干部任免,調(diào)配,職稱評定,勞資,出國審查等問題所屬的不同小事由形成的文件分別集中到一起.
(2) 一個事由,幾個單位,可先按單位,再按時間排列.例如基層上報的工作總結(jié),統(tǒng)計,年報和名冊等.
(3) 非訴訟案件材料,按決定(或批復(fù))——報告——調(diào)查旁證——個人交待材料等順序排.
對具有保存價值,且又沒有及時歸檔的零散文件,應(yīng)排列在相應(yīng)類別歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件,并在歸檔文件目錄備注欄中加以說明.

第四步 編號
歸檔文件編號,是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號,并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明.編號是編目工作的起點和基礎(chǔ),其目的是反映分類,排列這些系統(tǒng)化工作的成果.通過編號,使歸檔文件在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時實體存取提供了條件.
(一) 歸檔章的項目
歸檔章式樣(應(yīng)為六個空格,下圖為示例):
全宗號
年度
室編件號
歸檔機構(gòu)
保管期限
館編件號
全宗號:是檔案館為具有法人資格的立檔單位編制的代碼.
目前我校檔案共劃分為五個全宗,代碼分別為:長沙交通學(xué)院1號,長沙電力學(xué)院2號,湖南輕工業(yè)高等?？茖W(xué)校3號,湖南省水利水電學(xué)校4號,長沙理工大學(xué)5號.
年度:是指歸檔文件的形成年度,即形成和處理歸檔文件
的年度.以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2003年,不能簡化寫成"03",而應(yīng)寫成"2003".
3,保管期限:是指機關(guān)文書,業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時,按照《檔案保管期限表》給歸檔文件劃定保管期限.歸檔文件保管期限為永久,長期,短期.可簡稱為"永","長","短",也可用"Y","C","D"填寫.
4,件號:即歸檔文件的排列順序號.它是歸檔文件在分類方案中最低一級類目的排列順序號.它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識.件號分為室編件號和館編件號兩種.
我校室編件號有兩種方式:
一是按機構(gòu)分類法進行分類的(黨群,行政等類),即采用"年度——機構(gòu)——保管期限"進行分類的,室編件號應(yīng)在同一年度,同一機構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個流水號.例如:組織部2003年形成的永久,長期,短期3個保管期限的歸檔文件,編號后形成3個流水號,即永久的從"1"開始編一個流水件號,長期的從"1"開始編一個流水件號,短期的也從"1"開始編一個流水件號.當(dāng)然,也有同一機構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的材料劃分為不同類別的,則先按類別分類,再按機構(gòu),保管期限排列.例如:黨政辦公室產(chǎn)生的材料,應(yīng)先按黨群,行政分類,再按機構(gòu),保管期限排列.
二是按分類方案的某一級類目進行分類歸檔的(教學(xué),科研,基建,設(shè)備,產(chǎn)品,出版,外事,財會等類),即采用"年度——類目——保管期限"分類的,室編件號應(yīng)在最低一級類目內(nèi),按同一年度,同一機構(gòu),同一保管期限內(nèi)從"1"開始編一個流水號.例如:①教學(xué)和科研類(其中綜合類除外)在三級類目內(nèi)編制件號;②其余各類(包括所有綜合類)均在二級類目內(nèi)編制件號;③財會類例外,先按歸檔機構(gòu)排列,然后在二級類目內(nèi)先按永久,長期,短期排列后再編制一個流水件號.例:教務(wù)處2003年教學(xué)計劃,學(xué)籍變更材料等,分別劃在2個三級類目中,應(yīng)在這2個類目中按其保管期限的劃分,編制永久或長期件號,均從"1"開始編流水件號.
5,歸檔機構(gòu):即檔案形成部門.
6,館編件號:由檔案館根據(jù)進館檔案的類別和保管期限編制.

(二) 蓋歸檔章的要求
1,蓋歸檔章的位置.一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文公章等占用上述位置,可將歸檔章蓋在其他空白位置,但以上端為宜.以籃黑色印泥為宜.
2,填寫歸檔章項目應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料,如碳素墨水等.檔案材料一律杜絕使用圓珠筆,鉛筆,紅色或純蘭色筆.
3,改進蓋歸檔章的方法.搞好兩個結(jié)合:一是與機關(guān)內(nèi)外收發(fā)文程序結(jié)合,在收文尚未流轉(zhuǎn),辦理前,就由收發(fā)部門在文件的首頁上加蓋空白歸檔章,可以有效地避免領(lǐng)導(dǎo)批示等占用蓋章位置.二是與推行文書處理部門歸檔制度結(jié)合,給每一個部門分別配置一套歸檔章,每形成一份文件,就由這些部門的兼職檔案人員加蓋空白歸檔章,這樣,可以大大減輕年終集中整理歸檔時蓋歸檔章的勞動強度.
附注:檔號模式和標(biāo)識與各類檔案歸檔章示例參考
A,檔號模式和標(biāo)識:
1. 2003—DQ13—Y10 2003年—黨群類組織—永久第10件
2. 2003—XZ12—C17 2003年—行政類人事,師資—長期第17件
3. 2003—JX13—2—C8 2003年—教學(xué)類全日制本,?？?mdash;招生—長期第8件
4. 2003—KY12—3—Y6 2003年—科研類社會科學(xué)—省級項目—永久第6件5. 2003—SB18—C20 2003年—設(shè)備類第18號儀器設(shè)備—長期第20件
6. 2003—JJ17—Y16 2003年—基建類第17項工程—永久第16件
7. 2003—CP14—D3 2003年—產(chǎn)品類第14號產(chǎn)品項目—短期第3件
8. 2003—CB15—D2 2003年—出版類第15號出版物—短期第2件
9. 2003—WS12—C9 2003年—外事類出國—長期第9件
10. 2003—CK14—D89 2003年—財會類憑證—短期第89件
B,各類檔案歸檔章示例 :
1,52003DQ13-10組織部永久

2, 52003XZ12-17人事處長期
3, 52003JX13-2-8招生辦長期
4, 5 2003KY12-3-6科研處永久
5, 5 2003SB18-20國資處長期
6, 5 2003JJ17-16基建處永久
7, 5 2003CP14-3校產(chǎn)處短期
8, 5 2003CB15-2期刊中心短期

9, 5 2003WS12-9國交處長期

10, 5 2003CK14-89計財處短期
另外,所有類別中的綜合類舉例:
2003年,教學(xué)綜合類,第18件,教務(wù)處產(chǎn)生的長期保管檔案.
5 2003JX11-18教務(wù)處長期

第五步 編目
在搞好前四步工作的基礎(chǔ)上,不要急于編目,還應(yīng)注意搞好復(fù)查定盒,它是保證文件歸檔質(zhì)量的必要措施.復(fù)查的內(nèi)容如下:
第一,文件收集是否齊全完整(注意發(fā)現(xiàn)漏收,重份等問題);
第二,年度是否分清(注意跨年度文件的補收);
第三,盒內(nèi)文件排列是否合理(注意密不可分的文件有無人為分開);
第四,歸檔文件保管期限劃分是否準(zhǔn)確(注意幾種保管期限保存的文件有無交叉現(xiàn)象);
第五,一個事由(或問題)的文件是否集中(注意有無夾雜其它內(nèi)容).
編目是指編制歸檔文件目錄.它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一,也是其他各種編目工作的起點和基礎(chǔ).編制歸檔文件目錄,實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻向二次文獻的初步轉(zhuǎn)化,為檔案的保管,鑒定,檢索,統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件.
編目必須按照分類,排列的結(jié)果,逐類,逐件編制目錄,以系統(tǒng),全面的揭示歸檔文件的全貌.
(一) 歸檔文件目錄的項目
1,件號:填寫室編件號.每一件文件的"件號",指每一個歸檔機構(gòu)的歸檔文件在劃分保管期限(永久,長期,短期)后,分別在各種保管期限中的順序號.
2,責(zé)任者:是指制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者.聯(lián)合發(fā)文填幾個主要的就可以了.不必一一填寫.責(zé)任者可填正規(guī)的簡稱,但不能填成"本校",如:可填"長理工大".
3,文號:即文件的發(fā)文字號,是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號,一般由機關(guān)的代字,年度,順序號組成.可按豎3排照實填寫,如: .文號欄內(nèi)不得填寫期刊,會期或文件件次,但可填寫在題名欄內(nèi).
4,題名:即文件標(biāo)題.它是直接表達文件的內(nèi)容和中心主題的文件特征,是歸檔文件內(nèi)容的起點.文件題名較長的可填二,三行不等.沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,可自擬標(biāo)題,外加"[ ]"號.
(1) 會議記錄可作為一件,但應(yīng)將每次會議的期次,時間和主要內(nèi)容填寫在目錄上.
(2) 文件標(biāo)題按原標(biāo)題寫,一般應(yīng)照實抄錄,不要隨意改動和簡化,標(biāo)題文字太長可以簡化(但不能更改原意),標(biāo)題第一行應(yīng)空兩格.
(3) 有主標(biāo)題和副標(biāo)題的,主標(biāo)題可以代替副標(biāo)題的后者可以不寫.
(4) 無標(biāo)題的有四種情形的變通處理方法:①文件標(biāo)題是"通知"或"便函"一類的,可根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題;②批轉(zhuǎn)性文件只反映字號的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題;③針對性文件標(biāo)題,如干部任免,只填寫針對本機關(guān)的人名;④標(biāo)題相同的,如工作計劃,總結(jié)和報表不能打省略號,應(yīng)標(biāo)出單位名稱.
5,日期:即文件的形成時間.它是文件的重要特征之一,反映文件產(chǎn)生的時代背景,是查找檔案的常用途徑.
文件年月日,只要在同一年代的文件,每張文件目錄第一格寫全稱,填寫時可省略年,月,日三個漢字,只填寫阿拉伯?dāng)?shù)字,即填為兩行如:20030909 .

沒有日期的也有四種情形的變通處理方法:①會議文件材料按會期;②年報表按當(dāng)年12月或第二年元月(如有專業(yè)年度的填寫專業(yè)年度時間);③培訓(xùn)班形成的文件材料按辦班時間;④使用襯墊紙貼的行政介紹信和組織關(guān)系等,只填寫第一張的日期或第一張和最后一張的起止日期.
6,頁數(shù),即填寫一件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文(指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字,圖畫等)的頁畫為一頁,空白頁不計.大張文件或圖表的折疊頁,一張只能計一頁.來文與復(fù)文,正本與定稿,收文處理單與文件等作為一件時,統(tǒng)計頁數(shù)應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù).
編頁號可以固定文件的位置,便于統(tǒng)計,核對和查找.具體方法:
(1) 以文件"自然件"為單位,按頁次順序編流水號,一般為每頁編一個號.
(2) 兩面有字的兩面編號,正面編在右上角,背面編在左上角.
(3) 印刷件,能利用原頁號的可不再編號.只有底稿接著編號.
(4) 基建圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法,每張編一個號.
(5) 一張襯墊紙上貼有多張32開紙的文件(如行政介紹信,組織與工資關(guān)系,照片等),以原件為對象,每張編一個號,不要錯編在襯墊紙上.
7,備注,用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況,包括缺損,修改,補充,移出,銷毀等.
(1) 只有請示沒有批復(fù)的,應(yīng)注明缺批復(fù).
(2) 只有復(fù)印件缺原件的,應(yīng)注明缺原件.
(3) 以上級機關(guān)名義起草的行文,底稿交上級機關(guān)歸檔,本級只留打印件,也可注明交XX機關(guān)存檔的字樣;不須說明的空著不填.

(二) 編目的幾點要求
1,歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長×寬為297mm×210mm,見附表).
2,每張目錄橫欄仍為10格.每格一般只要求填寫一份文件;特殊文件(如附件或有副題名等)可填用2欄.
3,永久和長期保存的文件,文件目錄要打印三套,一套隨文件入盒,交檔案館兩套;作短期保存的文件,目錄要求打印二套,一套入盒,一套交檔案館.
4,歸檔文件目錄封面可以視其需要設(shè)置全宗名稱,年度,保管期限,機構(gòu)(問題)等項目,其中全宗名稱填寫時,應(yīng)使用全稱或規(guī)范的簡稱.
5,歸檔文件目錄軟盤應(yīng)交檔案館保存(注明單位名稱和年度),歸檔機構(gòu)每年可到檔案館領(lǐng)用新軟盤.
為了便于查找,應(yīng)在歸檔文件目錄右上角增加幾個選項,即保管期限,歸檔機構(gòu),檔號.

第六步 裝盒
裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒,填寫備考表,編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內(nèi)容.作為基本編目的一部分,裝盒這一環(huán)節(jié)除其中一些技術(shù)操作外,同樣應(yīng)該體現(xiàn)出歸檔文件系統(tǒng)化的結(jié)果.因此,在裝盒方式,檔案盒盒脊項目設(shè)置等方面與分類,排列等的原則和方法是一致的.
(一) 裝盒要求
歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體.檔案利用完畢后歸檔時,同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中.裝盒的具體要求有三條:①不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒(2年以內(nèi)臨時機構(gòu)按結(jié)束年歸檔的除外);②不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒;③分機構(gòu)的情況下,不同機構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒.即使某些機構(gòu)形成的文件數(shù)量少,裝不滿一盒時,也不宜將其混入其他檔案盒,而應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決.
裝盒時還應(yīng)該注意二點:一是視其文件的多少選擇檔案盒的厚度.二是檔案盒只是歸檔文件的裝具,不具備保管單位的作用.因此,并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi),只須按照排列的先后順序依次裝盒,一盒裝滿后,依次裝入下一盒即可.
(二)盒號
盒號,即檔案盒的排列順序號.盒號包括室編盒號(用鉛筆編寫)和館編盒號,分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制.
館編盒號應(yīng)由學(xué)校檔案館統(tǒng)一負(fù)責(zé)編制.其編制方法為:在分類方案的某一級類目內(nèi),按檔案盒上架排列后的順序流水編制.即除財會類按歸檔機構(gòu)排列外,其他九大類檔案均按二級或三級類目排列.具體來說,就是在同一年度的一級類目內(nèi)編制統(tǒng)一的流水號.

(三) 檔案盒格式與填寫
1,檔案盒的規(guī)格
檔案盒外形尺寸為長310mm,寬220mm的長方體,厚度一般為10 -50mm,也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸的厚度.
2,檔案盒封面
檔案盒的封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)明全宗名稱,下加雙橫線.一般全宗名稱要求使用橡皮條章蓋印(或使用電腦打印).
3,檔案盒盒脊的項目
檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同(即豎放與橫放),在盒脊或底邊設(shè)置檢索項,包括以下六項:
(1) 全宗號:即立檔單位全部檔案的總稱,我校全宗號為"5".
(2) 年度:應(yīng)填寫檔案形成的年度,并填寫全稱,如2003.
(3) 保管期限:視其檔案保存價值由立檔單位確定的,并填寫 "永久"等.
(4) 機構(gòu)(問題):填寫機構(gòu)是指本單位內(nèi)部機構(gòu),如人事處,計財處等.問題則指幾個小問題組合在一起的,可籠統(tǒng)的標(biāo)注.
4,起止件號:即填寫盒內(nèi)第一份和最后一份文件的件號,中間用"——"號.
5,盒號:即檔案盒的排列順序號.就一個單位(全宗)而言,就是在分類方案的最低一級類目內(nèi),將各個內(nèi)部歸檔機構(gòu)(或按問題分類的)同一年度的文件按永久,長期,短期的順序編一個盒排流水號.編盒號,一般由檔案館完成.
在上述項目填寫時,凡涉及到阿拉伯?dāng)?shù)字項(如全宗號,年度,起止件號,盒號等)一律使用刻字蓋印或鉛筆編號,其它項基本上涉及到漢字,用刻字蓋印,蓋印的顏色統(tǒng)一為藍黑色.
6,備考表,放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明.它是各部門對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施.
備考表上設(shè)置的項目包括以下幾個方面:
(1) 盒內(nèi)文件情況說明:包括文件收集的齊全完整程度,文件本身的狀況(如字跡模糊,缺損)等.整理工作完畢后歸檔文件如有修改,補充,移出,銷毀等情況,應(yīng)在備考表中加以說明.進行歸檔文件整理時,如某份文件須說明的內(nèi)容較復(fù)雜,目錄備注項中填寫不下,也可在備考表中詳細(xì)說明,并在目錄相關(guān)條目的備注項中加"*"號標(biāo)示.
(2) 整理人:填寫負(fù)責(zé)整理歸檔的人員姓名,以明確責(zé)任.
(3) 檢查人:填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名,可填寫歸檔機構(gòu)負(fù)責(zé)人的姓名,由其對文件歸檔情況進行監(jiān)督檢查.
(4) 日期:填寫歸檔文件整理完畢的日期.可以是全部歸檔文件整理完畢的日期,也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期.
歸檔文件在學(xué)校檔案館保存階段內(nèi)如有變動情況,檔案人員應(yīng)隨時在備考表中注明.
下面附三種標(biāo)準(zhǔn)表格式樣:
1,《歸檔文件目錄》
2,《備考表》
3,《財會檔案移交目錄》
歸檔機構(gòu):
保管期限:
檔號:
歸 檔 文 件 目 錄
件號
責(zé)任者
文號
題 名
日期
頁數(shù)
備注
備 考 表
盒內(nèi)文件情況說明:
整理人:
檢查人:
年 月 日
財 會 檔 案 移 交 目 錄
歸檔機構(gòu): 交接時間: 年 月 日
代號及類別名稱
檔案內(nèi)容
數(shù)量
(件)
起止年月
保管
期限
件號
備注
單位負(fù)責(zé)人:移交人: 檔案館接收人:
長理工大〔2003〕4號

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